Comunicare efficacemente nelle negoziazioni online
Chiedete a qualsiasi negoziatore esperto e la maggior parte di essi vi dirà che la negoziazione faccia a faccia è la migliore, ma i rapidi sviluppi della tecnologia, la sostenibilità ambientale e la pressione finanziaria stanno spianando la strada per un aumento delle negoziazioni virtuali.
Possiamo sfruttare le nostre capacità di negoziazione esistenti per rendere la negoziazione virtuale pratica e di successo? La risposta breve è "sì" e in questo articolo vi daremo informazioni su come negoziare online in modo efficace.
Posso Negoziare Online?
Anche se esiste da tempo, Covid-19 e la sua pletora di regole di distanziamento sociale hanno davvero accelerato l'adozione delle tecnologie di videoconferenza e collaborazione online. Non solo è possibile negoziare online e farlo bene, ma dopo la pandemia è diventato parte del business as usual.
La sfida di negoziare virtualmente è che molte delle strategie di comunicazione su cui si fa tradizionalmente affidamento, come il linguaggio del corpo e la presentazione fisica, non rientrano nella finestra digitale. Tuttavia, per essere un grande negoziatore, è necessario sapere come negoziare bene online.
Scegliere la Giusta Piattaforma Online per la Negoziazione
Per ottenere il miglior risultato, dovrete scegliere la giusta piattaforma online per ogni fase della negoziazione virtuale:
- La videoconferenza è il sostituto più diretto della negoziazione faccia a faccia. Permette di osservare gli spunti, di fare due chiacchiere e di creare un rapporto. È adatta alle fasi iniziali, quando ci si sta ancora conoscendo.
- La posta elettronica è un efficace strumento di supporto che consente di inviare e ricevere informazioni dettagliate, come proposte e contratti.
- Testi e chat web possono aprire la comunicazione e la collaborazione in tempo reale anche in movimento.
Preparazione per una Negoziazione Online di Successo
Il cuore di ogni negoziazione di successo è la preparazione, e lo stesso vale per le negoziazioni virtuali. Inoltre, molti dei vostri punti di forza sono facilmente trasferibili.
Adottate buone pratiche di riunione, come fareste per qualsiasi incontro faccia a faccia. Preparare in anticipo un ordine del giorno, gli obiettivi e le tempistiche vi consente di avere il controllo. Inoltre, dimostra ai vostri interlocutori che tenete in considerazione il loro tempo e che vi impegnate.
La tecnologia è spesso la nostra principale preoccupazione quando pensiamo a come negoziare online. Non c'è niente di peggio che iniziare una riunione con il fiatone perché il software di videoconferenza si sta aggiornando o le cuffie Bluetooth sono morte. Evitate questo inconveniente, testando in anticipo tutti i dispositivi necessari ogni volta che negoziate virtualmente.
Fate in modo che il tavolo delle trattative virtuali sia a vostro vantaggio utilizzando la tecnologia che meglio padroneggiate. Installate un secondo schermo in modo da avere sullo schermo secondario i dati di supporto, le domande chiave o il copione per tutta la durata della riunione. Utilizzate le scorciatoie da tastiera per catturare in modo efficiente le informazioni importanti, in modo da non dover dipendere dalla vostra controparte per l'invio dei documenti in un secondo momento.
Infine, applicate il buon senso alle vostre trattative virtuali: mantenete il vostro spazio di lavoro professionale e ordinato, non giocate con il vostro telefono durante la sessione e rimuovete ogni potenziale distrazione, come notifiche o e-mail in arrivo.
Navigare le Differenze Interculturali nella Negoziazione Online
Le differenze interculturali possono essere fonte di confusione durante una negoziazione di persona e lo sono doppiamente in una negoziazione virtuale, poiché si può contare solo sulle parole contenute in un'e-mail, che possono essere fraintese. Le e-mail e i testi non hanno il tocco umano che consente di creare un legame con la controparte.
In queste situazioni, avere una forte capacità di negoziazione telefonica può dare i suoi frutti. Prendere il telefono per parlare con la vostra controparte può farvi risparmiare tempo e denaro. In una telefonata, avrete maggiori possibilità di cogliere sottigliezze nel tono e nell'inflessione, che non sempre si traducono in e-mail.
La videoconferenza ci riduce a semplici "teste parlanti" quando negoziamo virtualmente, il che può rendere difficile individuare le sfumature del linguaggio del corpo. Compensate con i gesti delle mani e le espressioni facciali che vi accompagnano nella vostra comunicazione.
Applicare le Abilità di Negoziazione agli Ambienti Virtuali
Tutto ciò che avete imparato attraverso i corsi di negoziazione aziendale può funzionare anche quando negoziate virtualmente, quindi non partite da zero. Indipendentemente dal metodo di consegna, i negoziatori efficaci condividono punti di forza comuni:
- Capacità interpersonali
- Attenzione ai dettagli
- Capacità di ascolto.
Potreste dover lavorare di più per dimostrare di essere aperti, positivi e affidabili, ma si può fare.
Migliori Pratiche Post-Negoziazione:
È imperativo seguire la controparte e continuare a coltivare il rapporto su cui avete lavorato duramente.
Valutare i risultati
Un'e-mail di follow-up che riassuma i risultati della negoziazione ha due scopi. In primo luogo, avrete l'opportunità di imparare a negoziare online con maggiore successo. In secondo luogo, può contribuire a consolidare il vostro rapporto con la controparte o il cliente, ricordando loro perché vi hanno scelto.
Mantenere le relazioni
Il vantaggio principale delle trattative faccia a faccia rispetto a quelle virtuali è il tocco personale. Che si parli di sport, di meteo o di bambini, trovare un terreno comune vi rende più umani, cosa che a volte viene dimenticata durante le trattative a distanza. Una semplice telefonata di follow-up può rimediare alla situazione in pochissimo tempo.
Sfruttare la Tecnologia per una Collaborazione Continua
Sebbene la pandemia abbia spinto anche i tecnofobi tra di noi ad abbracciare le abilità di negoziazione virtuale e telefonica, non c'è dubbio che la tecnologia sia una vera risorsa per il kit di strumenti del negoziatore:
- I sistemi basati su cloud hanno reso più facile che mai la collaborazione. Oggi le bozze dei contratti possono essere modificate in tempo reale, anche durante una videochiamata, se lo si desidera.
- Le app di messaggistica istantanea hanno praticamente eliminato il vecchio rituale telefonico, in modo da poter condividere rapidamente le idee.
Anche se molti di noi continuano a preferire le trattative in presenza, è chiaro che la negoziazione online ha il suo posto e che, con un piccolo sforzo, possiamo adattare le nostre capacità di negoziazione per lavorare nel mondo virtuale.
Chi è Scotwork
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